U-Mail邮件系统两个提示办公效率的小技能

一款优质的邮件系统除了要求有较为稳定的通邮能力、必达保障性能外,一般来说,还需要在公司办公方面能提升效率,尤其是现代办公,需要合理分配资源,极大地发挥团队协作能力。比方说使团队每个人都能根据工作性质各取所需,得到应有的相关资料,此外,当团队成员离职或不在岗时,不至于因为一个螺丝钉而延误了整个工作进程。业界知名服务商很早就认识到邮件系统是部门办公用来信息交流、资料传递的工具,因此在提升效率方面可谓下了一番功夫。下面我们来看U-Mail邮件系统几个虽然较小但用处大的功能吧:

 

一、共享资源

“共享”是互联网时代最重要的生产力要素,比方说“滴滴打车”和“摩拜单车”之所以成功,就是因为遵循了“共享”这一理念。共享相当于是将闲置、分散资源集中起来,成功解决问题。实际上,在部门办公时,邮件系统也可以给部门“共享”某些资源,如:

我们可以建立“客户通讯录”、“高管层”等群组,这些群组可以在部门内分享,每个成员都可以给群组一次性发送邮件。

共享邮箱,所谓“共享邮箱”就是把一个邮箱共享给很多人使用,比方说公司业务部门需要一个统一对外通联的邮箱,有的大型企业还有专门与媒体打交道的“媒体办”需要统一邮箱对外发布资讯,那么我们就可以建立一个信箱帐号,然后把它共享给部门所有人,但是由于每个人的行政级别和所负责的内容不一样,那么我们再给予每个员工不同的权限,如下图所示:

二、对离职员工的处理

岁末年终是离职高峰期,铁打的营盘流水的兵,离职当然很正常了,只要做好正常的工作交接,接替人员能够把公司的客户等核心资料掌握在手中,就无妨。U-Mail邮件系统考虑到企业经营中此类常见人员变动情况,作出了几个针对性措施:

能够定期删除旧邮件:管理人员可以设置一个时间表,比如三个月或半年,在邮件系统域管理后台,点击界面左侧的“设置”选项选择“修剪”命令,然后根据邮件保存”超过“X天”,就可以被删除;另外为了避免一些重要帐号、历史资料被误删除,则可以设置为“永远不删除”。

对不存在的邮箱进行检测,具体如下图所示:

避免员工离职而对外邮箱不停的变动,可利用下面的办法固定对外邮箱,这有几个步骤:a. 将部门内每位员工的邮箱帐号都添加到一个“邮件列表”中;b. 登录邮件系统的系统管理后台---设置---邮件头翻译,打开如下图对话框:

在这个对话框里,我们把现有邮件列表中每位员工的“邮件头文本”都置换为一个容易被识别、好记忆、统一的能体现企业形象的邮件头文本。点击“添加”按钮,逐一置换,这样当有人员离职时,他的邮件将能够快速交于其它的员工处理、回复,而客户却感觉不到任何变动。

 

怎么样?这些功能简单实用,对于你的办公却是切实有效吧?U-Mail一直孜孜以求于带给客户最佳的“用户体验”,新的一年,请继续关注我们网站,看还会带来哪些惊喜?

 

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