1、公司邮箱可能带来的法律风险。员工使用公司邮箱所作的合同、报价和商务承诺具有法律效力，可能造成争议。员工使用公司电子邮件系统进行政治、宗教、色情、性骚扰、种族仇视等活动可能给公司带来法律纠纷。

2、业务数据缺乏集中管理和备份。跟客户往来的信件由各个员工分散处理，信件内容和结果分散在各个员工的电脑里。客户往来资料没有得到及时地分析和挖掘。管理人员缺乏有力的手段对通过电子邮件进行的商业活动进行有效管理和绩效评估

3、降低生产率和占用服务器资源的私人信件。朋友、同学、同事之间相互交换的MP3、Flash、色情图片、游戏程序、动画漫画等降低了工作效率，而且大量占用网络和服务器资源。 4.电子邮件的泄密行为。宽带环境下，商业和技术秘密可能通过电子邮件系统瞬间被传送到企业外部。

4、数据安全。通过电子邮件传播的病毒是主要的威胁，其次是木马、黑客程序。

U-Mail邮件系统的监控功能可以实现:

1、全面监视公司所有员工的邮件通信，包括Outlook和Webmail,即使员工将邮件已经删除仍然有备份。
2、备份公司电子邮件系统处理的所有邮件，可以按照日期、部门、员工等条件进行邮件备份和还原。
3、基于内容关键字、邮件地址、标题、邮件等条件的动态标记系统，可以实时标志出管理人员需要关注的电子邮件。而且关键字等标记条件可以由公司、部门管理人员随时设定和修改。同时支持信件内容全文检索。避免管理人员大海捞针似的查看所有信件。

应用举例：
老板可以监控各个职能部门经理的邮件；各部门经理监控下面员工的邮件；系统管理员可以备份所有的邮件，当有员工误操作删除重要邮件的时候可以快速恢复。