U-Mail邮件系统应对员工变动和域名更换

现在很多企业自建邮件系统,用它作为内部信息枢纽中心,当同事之间内部通讯和与客户(尤其是海外客户)频繁联系传递资料通过专业邮箱进行时,非常迅捷、便利,安全性也有保障。但是由于企业处在动态发展中,很多企业随着业务不断拓展,经常会遇到下面类似的问题:

一、新组建的部门人员经常发生变动,为了保证工作顺利开展,需要淡化员工变动带来的影响,也即“铁打的营盘流水的兵”,即使“兵”走了,“营盘”还在,其他员工能顺利接手。

二、为了提升公司服务水准,擦亮公司品牌形象,注册了一个更好更易记忆的域名,需要将企业邮箱域名由A更换成B。

经常上我们网站参观的朋友都知道,我们常说,U-Mail邮件系统不仅是一个通联工具,而且还可以很好的协助理顺企业内部关系提升工作效率,下面我们就以U-Mail为例,来说说它如何解决上述两个问题的:

1、人员虽然变动,但不影响业务开展,如何进行?

解决之道是将一个部门内所有的邮箱统一,同时使用共同的一个邮箱对外。具体操作是:

a.先根据每个人姓名分配唯一的邮箱;

b.添加一个邮件列表,如下图所示:

c.将部门内所有人的邮箱都添加到邮件列表中;

d.通过“邮件头翻译”功能,设置一个统一对外的邮箱地址,路径是:“管理后台---综合功能设置---翻译邮件头设置”,如下图所示:

这样做的好处是,客户感觉不到该部门内哪个具体人员的变动,而客户发给该部门人员的邮件,也能及时被其他人员看到进行跟踪处理,提升了工作效率;而且公司发出去的邮箱地址会固定不变,有利于维护公司形象,减少人员变动带来的麻烦和影响。

2、更改域名并迁移邮件

当两个域名下的邮箱账号都一样,而且新旧域名均能正常解析时,我们可以将邮件完全整体迁移到新域名下。具体实施步骤是:

a.导出旧域名A下的账号配置信息、个人通讯录、邮件列表等;

b.登录超域管理员账号,在后台添加新域名B;

c.导入账号到新域名B后台;

为了及时通知每个邮箱账号他们的域名发生了变更,可以:

d.在旧域名A账号设置“域名切换通知”自动回复,通知每个发件人;

e.同时在新域名B中设置POP代收,或(旧域名设置自动转发邮件)解决邮件接收问题;

f.导入其他历史数据和通讯录;

g.运行一段时间后,删除旧域名所有账号,停用旧域名解析。

这就是新旧域名切换的全过程,使用U-Mail邮件系统,只要操作得当,并不影响用户数,也不需要每个账号设置转发和更换主域名。上述操作并且能保证在切换期间,旧域名会及时提醒用户相关注意事项;切换完成后,新域名也能正常登录收发邮件。

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