现代信息社会工作节奏越来越快，而人们也越来越依赖于借助各种办公系统来协助提升效率。像邮件系统作为企业通联重要工具承担着内外信息交流的角色，与此同时，不仅可以当作“档案馆”，储存历史资料，而且可以作为“管家”，通过对邮箱账号的操作，来实现对与邮箱账号关联的人员进行管理，下面我们就拿国内优秀品牌U-Mail举例，谈谈其中几个代表性的管理操作。

企业搭建邮件服务器后，U-Mail可以协助其建立树状分散组织架构，当某位员工入职后，管理员根据规则，以员工姓名拼音或入职工号等组合成邮箱账号，将其归入某个域和部门，分配邮箱空间大小，设置邮件优先发送等级，允许其共享某些通讯录等，同时还赋予这位员工一定的自主权限，如员工可用工具软件、移动端、微信平台收发处理邮件，也可以将自己的外部惯用邮箱如QQ、163、Hotmail等统一到公司邮箱账号中，检测动态。

对于管理人员来说，TA就像运筹帷幄的将军，也像坐镇网中央的蜘蛛，一旦发现某些异常情况，能够迅速处理：

一、公司需要对某些员工的邮件来往展开调查或者需要调取某封邮件

管理员可以根据内容关键字、邮件地址、标题、邮件账号名等条件在全系统内展开搜索，这个关键字由管理人员随时设定和修改，而且可采取关键字组合形式更精确定位，U-Mail几乎能即时准确定位到该用户或邮件。

二、公司发现某些邮箱账号存在异常状态

U-Mail管理人员了解到某位员工账号收到大量退信，查看日志发现远程队列堵塞了大量邮件，同时队列中出现大量收发件人均不是本地用户的邮件，网速非常慢，收发邮件常出现延时情况，那么管理人员需要做两件事：

1.快速排查员工邮箱账号密码有没有设置得很简单的？然后强制其更改成复杂程度高破译难度大的密码（大小写，字母加数字加符号组合）；

2.管理员可设置系统发送频率限制，一旦用户异常发送，超过系统的频率限制，可自动禁用账户外发功能，保证其他正常用户不受影响。

三、公司对员工行为进行管控

有时候会遇到很多情况需要对员工进行管控的，比方说新入职尚未过试用期的员工，已经确定离职的员工，重要岗位如技术、财务、业务及管理职员工等，这个时候需要对员工使用邮箱的一些行为管控，如可以限制其在指定IP或IP段登录；允许其一天内只能三次错误输入密码，一旦超过三次，便强行锁定IP，一天后才能登录；限制其外发权限；限制其发送频率…..比如管理员经过统计分析发现很多发送垃圾邮件的smtp连接具有：同一IP同时的SMTP连接数非常大，同一IP一段时间内SMTP连接频率非常高，那么这表明这个源发件人发送垃圾邮件的概率很大，那么可以设置参数控制这类型的SMTP连接，从而截断发送垃圾邮件的源头：

四、公司对邮箱账号进行管控

除了限制其空间大小，还可以指定其按照一定的规则存档备份到某个账号，可以查询其可用、已用容量并用不同颜色标注预警，可以规定其自动清理过期邮件，可以设置其网盘链接的有效期限，可以设置在其邮箱空间满后是否再收邮件……

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