U-Mail邮件系统实现信息全能管控的操作

现代信息社会工作节奏越来越快,而人们也越来越依赖于借助各种办公系统来协助提升效率。像邮件系统作为企业通联重要工具承担着内外信息交流的角色,与此同时,不仅可以当作“档案馆”,储存历史资料,而且可以作为“管家”,通过对邮箱账号的操作,来实现对与邮箱账号关联的人员进行管理,下面我们就拿国内优秀品牌U-Mail举例,谈谈其中几个代表性的管理操作。

企业搭建邮件服务器后,U-Mail可以协助其建立树状分散组织架构,当某位员工入职后,管理员根据规则,以员工姓名拼音或入职工号等组合成邮箱账号,将其归入某个域和部门,分配邮箱空间大小,设置邮件优先发送等级,允许其共享某些通讯录等,同时还赋予这位员工一定的自主权限,如员工可用工具软件、移动端、微信平台收发处理邮件,也可以将自己的外部惯用邮箱如QQ、163、Hotmail等统一到公司邮箱账号中,检测动态。

对于管理人员来说,TA就像运筹帷幄的将军,也像坐镇网中央的蜘蛛,一旦发现某些异常情况,能够迅速处理:

一、公司需要对某些员工的邮件来往展开调查或者需要调取某封邮件

管理员可以根据内容关键字、邮件地址、标题、邮件账号名等条件在全系统内展开搜索,这个关键字由管理人员随时设定和修改,而且可采取关键字组合形式更精确定位,U-Mail几乎能即时准确定位到该用户或邮件。

二、公司发现某些邮箱账号存在异常状态

U-Mail管理人员了解到某位员工账号收到大量退信,查看日志发现远程队列堵塞了大量邮件,同时队列中出现大量收发件人均不是本地用户的邮件,网速非常慢,收发邮件常出现延时情况,那么管理人员需要做两件事:

1.快速排查员工邮箱账号密码有没有设置得很简单的?然后强制其更改成复杂程度高破译难度大的密码(大小写,字母加数字加符号组合);

2.管理员可设置系统发送频率限制,一旦用户异常发送,超过系统的频率限制,可自动禁用账户外发功能,保证其他正常用户不受影响。

三、公司对员工行为进行管控

有时候会遇到很多情况需要对员工进行管控的,比方说新入职尚未过试用期的员工,已经确定离职的员工,重要岗位如技术、财务、业务及管理职员工等,这个时候需要对员工使用邮箱的一些行为管控,如可以限制其在指定IP或IP段登录;允许其一天内只能三次错误输入密码,一旦超过三次,便强行锁定IP,一天后才能登录;限制其外发权限;限制其发送频率…..比如管理员经过统计分析发现很多发送垃圾邮件的smtp连接具有:同一IP同时的SMTP连接数非常大,同一IP一段时间内SMTP连接频率非常高,那么这表明这个源发件人发送垃圾邮件的概率很大,那么可以设置参数控制这类型的SMTP连接,从而截断发送垃圾邮件的源头:

四、公司对邮箱账号进行管控

除了限制其空间大小,还可以指定其按照一定的规则存档备份到某个账号,可以查询其可用、已用容量并用不同颜色标注预警,可以规定其自动清理过期邮件,可以设置其网盘链接的有效期限,可以设置在其邮箱空间满后是否再收邮件……

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