用U-Mail邮件系统如何妥善处理员工离职事宜

临近年底了,很多企业都出现了离职的现象,毕竟中国人都讲究过一个“和谐热闹欢乐祥和”的春节,一些人的想法是既然元旦和春节离得近不如早点回去度假好好筹划明年。铁打的营盘流水的兵,员工正常流动是公司常见之事,但是企业考虑的因素首先是保证企业不至于受影响出现困难,这些困难小则降低办公效率,重则会流失客户、带走商业机密。鉴于企业在日常办公中常用邮件系统来通讯交流和存储资料,那么通过对邮件系统的操作在源头实施管控、防患,就是应有之义。来,让专业服务商U-Mail资深工程师刘先生教你系列操作。

首先,当重要员工提出离职后,先第一时间在内部通过“系统公告”的方式,把离职者的交接事项和替补人员广而告之,这样衔接就有序。(系统公告通常用于发布重要通知,或常规性的操作注意事项,比如关于公司规章制度变更、举办活动、更新软件、会议通知等),设置后用户登录webmail首页即可看到。

其次,如果离职人员的邮箱被设定了一些权限,如离职者曾作为管理者有“优先发送”的权限,有审核某些邮箱用户外发邮件的权利,有在某些IP段登录账号的权利,有共享某些通讯录的权限,这时候可以纷纷逐一取消或者将之转嫁。

接着,轮到重中之重的工作交接,在U-Mail邮件系统中就简化为将离职者的邮箱账号所从事的工作所承担的使命顺利平稳过度给另一部分在岗者,当然,为了保险起见,我们也可以在一开始就给离职者所在部门统一设置一个对外交流的账号(通常我们考虑到这个部门通讯频繁、人员流动大的情况时),具体操作是:

1.给该部门每位员工一个邮箱账号;

2.创建一个邮件列表;

3.每位员工账号都添加到邮件列表中。

统一设置一个对外的邮箱账号,之后再通过“邮件头翻译”功能进行置换为邮件列表的地址。具体操作是:登录U-Mail邮件系统的系统管理后台---设置---邮件头翻译,如下图

此项功能的好处是:与离职者联系的客户几乎感受不到TA工作岗位的变动;当有邮件发送到离职者的邮箱账号时,其他人都能看到,也会第一时间处理,而对外统一发布的邮箱又有力的维护了公司的形象。

再次,作为邮件系统的管理者,你可以离职者账号内的文件资料备份存档到新的账号,然后限定该账号内的文件存储超过N天便删除,同时也限定该账号超过N天未登录即可彻底删除。

最后,公司可以用“域签名”的方式将一些事项附加在某个域的每一个账号外发的每封信的信尾,比如某广告公司业务部的李经理离职了,可以在业务部每位员工的外发邮件后面附上一段话,告诉客户:李经理已经离职,他所从事的一切与本公司无关,他的工作由谁谁谁接手等等。

看,这就是U-Mail 邮件系统在办公方面为您着想考虑的一切!U-Mail邮件服务器包安装包维护,为用户提供从服务器安全到邮件系统安装维护再到后期的数据备份的一站式全程跟踪服务。

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