U-Mail提醒检视邮件系统三方面工作安度长假

长假马上到来了,可能作为普通职员,早已谋划好了去哪里度假休闲了吧?但作为企业经营者,此时不得不思考的一个问题是:假期我的生意怎么办?其中邮件系统作为企业通联枢纽、数据储存和信息整合的重要工具,甚至通过对邮箱账号的操作来实现对员工管理的神器,它必然需要对其采取一些措施,来应对假期带来的不利影响。我们请到了国内著名的通联解决方案提供商U-Mail杨工程师,请他从维持通联服务、行政办公、维护安全三方面来谈谈。

一、维持通联服务

长假期间有些人不在岗,但工作却需要人去做。U-Mail建议:

1.重要岗位的员工如公司某些高管可以先登录微信公众号平台,再添加U-Mail邮件系统小程序,做好基本设置(如IP白名单、appid等),同时在邮件系统也做出相应的设置,将微信与邮件系统关联后,那么他们只需要登录微信就可以查看自己企业邮箱最新动态,如已读、未读、发件箱、垃圾箱、草稿箱的邮件数量,及时处理邮件。

2.可以将常用的外部邮箱账号如QQ、网易、新浪等引入U-Mail的web邮箱中,实时监测动态,一旦有新邮件,迅速处理。

3.对于某些与客户来往频繁的岗位员工,假如缺勤时间较长,必须做好交接工作,管理人员使用“虚拟邮箱地址”( 登陆U-Mail邮件系统超域管理后台,点击“邮箱管理”选项中的“邮箱别名设置”),让“真实邮件地址”和“虚拟邮件地址”都可以收信,不至于耽搁工作。

二、行政办公事项

1.公司行政人员应该利用“系统公告”传达人文关怀、交代放假事宜、安全注意事项,发邮件到特定群组或客户通讯录,送出节日祝福或告知假期有关服务事宜。

2.如果平时有限制某些邮箱账号只能在指定主机或IP段登录,而假期可能这些员工需要在外地随时随地处理邮件,那么记得取消屏蔽。

3.做好数据的存储备份工作,检查服务器是否超负荷运行,要不要补充新的存储服务器?以免节日没人打理。

 

三、维护安全

1.节日期间,假如发生宕机事故,如何维护服务器安全且不丢失数据?建议公司采取“双机热备”技术,同时预备两台服务器并行处理,当一台“罢工”时,自动切换到另一台工作,这样不会丢失数据;你同样可以信赖U-Mail邮件网关,它采取云存储,自动将你的邮件托管到云端服务器,直到故障排除恢复正常,再继续发送。

2.节日同时也是钓鱼软件、病毒、垃圾邮件肆虐之际,所以你需要观察一下日志和邮件发送队列是否有异常情况?自己的邮箱域名解析是否设置正确?邮箱端口是否已经对外开放?有没有启用SMTP验证?有没有对邮件传输加密?如果你这些安全防范措施都已经严格按照U-Mail工程师们要求的去做,那么以U-Mail邮件系统全面、综合、专业的防范性能以及内嵌国际一流反垃圾防病毒引擎来看,是能够确保节日无虞的。

3.不妨对员工账号检视一番,一个是看哪些员工离职了账号却没删除?一个是筛选哪些员工的邮箱账号密码设置简单?最后看哪些员工账号收发太频繁出现异常?

 

U-Mail杨工特别提醒,对于邮件系统的主要启动程序,一定要及时备份,这样假期发生意外,也能迅速恢复。

另外,您可以随时随地来电,来邮,或访问u-Mail邮件系统网站(www.comingchina.com)与客服联系,我们会迅速响应为您的邮件系统保驾护航!

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