用U-Mail邮件系统防范离职潮引发的泄密风险

对一家企业来说,最重要的是什么?不同的企业会有不同的答案,有的说资金,有的说是核心技术,有的说是客户资料,有的说是人才……这些都正确,但是实际上在无纸化办公普及、信息化建设如火如荼的今天,绝大多数企业的资金流、客户信息、员工资料等都转化为二进制代码,保存在核心机密库里,因此信息安全攸关全局;当企业选择用邮件作为内外交流的主要工具时,邮件势必成为泄密的高危负载物,而作为邮件大管家的邮件系统则承担着防范的重责。

要防范邮件泄密的风险说起来也简单,主要是防范人为的风险,因为“事在人为”嘛,根据来源分两个途径:一是外部不法分子的恶意窃密;二是内部员工有意无意的疏漏。在对付外部窃密上,U-Mail邮件系统有“邮件传输加密、内外网隔绝筑造防火墙、屏蔽某些非法链接”等举措;而在防范内部风险上,除了加强职业道德和信息安全教育,还可以建立监控和审核机制,限制员工在具体区域、IP段和主机上登录。此外,这里要重点说一下即将来临的“裁员或离职潮”所带来的风险。

众所周知,今年经济形势不佳,不少企业有裁员计划,年后也将迎来跳槽高峰期,不排除有员工对公司安排不满,或自恃功勋元老,他们利用手中的资源,或带走客户,或窃取核心技术,如果不及时堵漏,对公司运营将造成重大损失。在日常工作中,我们就要做好防范措施:

一、使用共同的对外联络邮箱

公司可利用U-Mail企业邮箱丰富的模板定制功能,为某个部门设立包含“域签名、邮箱签名”等带有公司企业文化特征的邮箱,编辑邮件风格能彰显公司形象的模板,同时统一对外联络的窗口邮箱。发出去的邮箱地址会固定不变,即使该部门有人员离职变动,也不妨碍通讯的继续和事务的及时处理。

二、设置“邮件头翻译”功能

首先通过“超域管理后台---邮箱管理---邮箱用户管理”的路径,将某部门所有人员的邮箱地址都添加进来,再生成一个邮件列表中,路径为“超域管理后台---添加邮件列表”,示意图如下:

之后,我们再将现有人员的邮件头通过“邮件头翻译”的命令置换为新的邮件头,当有人员离职了,如果离职人员的名字出现在“邮箱列表”中,那么实际上客户感觉不到有任何的变化。

三、公司管理人员及时发布“系统公告”

当离职人员一旦开始走“离职”程序,为了让工作顺利交接,公司管理人员可用U-Mail邮件系统及时发出系统公告,或者群发邮件到“组”,交代有关人员一些注意事项:如该员工帐目是否结清?检查其呈交的备份邮件有无机密资料?其邮箱帐号是否有人接手?

四、“虚拟帐号”功能

登录U-Mail邮件服务器超域管理后台,点击“邮箱管理”选项中的“邮箱别名设置”,可以设置“邮箱别名”,设置完毕后,“真实邮件地址”和“虚拟邮件地址”都可以收信。如下图界面,输入“虚拟邮箱地址”和“真实邮箱地址”,这两个地址必须在同一域下。

U-Mail邮件系统丰富的功能当然不止这些,详情请咨询客服或查看网址:http://www.comingchina.com/product/

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