U-Mail邮件系统助您理清年底繁忙工作

又快到年底了,诸事繁忙,很多公司会来一番年终盘点。年底也通常会迎来一波小小的离职潮:企业通过绩效考核,会淘汰掉一批员工;而一些员工自觉在企业没什么前途,也会选择提前与公司解除合约,早点回家避免抢票高峰期,为来年做准备。每家公司的邮件系统作为信息流的重要处理中心,都会或多或少的参与公司管理,现在就让U-Mail小编来盘点一下:年底可做哪些工作?

首先,小编以使用U-Mail邮件系统的用户为例,在年底,可做、应做之事还真不少:

一、妥善应对员工离职

铁打的营盘,流水的兵,人来人往是任何公司的常态。员工离职,只要将工作正常、完整交接,公司就不该刁难人家,但是在世风日下竞争激烈的今天,公司对某些重要岗位的员工有所防范是必要的,毕竟因为员工离职而丢失重要客户,是重大损失啊。由于在很多企业,员工与客户交流的渠道主要是邮件,所以管理人员应对离职员工的账户有步骤的操作:

1.对员工帐号中是否含有客户、公司机密资料的邮件进行排除;

2.将离职员工的“客户通讯录”等重要资料进行分享;

3.如某部门人员流通性比较频繁,可设置“邮件头翻译”功能,统一所有对外的联络邮箱;

4.通过“虚拟邮箱帐号”的形式度过员工离职后的缓冲期。后告知客户,离职员工的工作将由谁谁谁接手代替。

二、归档存储历史资料

企业中邮件都是比较重要的,都会做相关的备份归档设置。但是归档的数据越来越多,空间越来越不够用,针对这一现象。如果您在后台有设置“正在归档”功能,可以使用客户端工具,将邮件使用IMAP模式,同步一下,将一些垃圾邮件,不需要的邮件,做清理,以清理一些浪费的空间。并且如果非常重要的邮件,可直接提取出来直接做单独的备份也是可以的。

三、年终提醒用户加强密码安全问题

据统计90%的安全问题都是来自于弱密码的问题,所以在新的一年里,也记得提醒用户,更改下密码,加强下安全问题,在“超域管理后台”,提示所有用户修改密码。并且在相应的域设置下面把强密码开启。

四、群发邮件或系统公告

公司的管理人员,可以用系统公告的方式,告知员工们:公司各项政策变动、绩效考核、加薪晋升、年底福利以及员工们感兴趣的如车票预订、安全防范等信息,这对于维系员工感情提高向心力大有裨益。

五、邮件系统维护和升级

U-Mail邮件系统是终身免费使用和免费升级的,一般来说,我们技术人员开发了新的功能,都会跟用户提前沟通做好准备。但假如您工作繁忙,匆促间忘了,那么不妨来电来邮来函,或登录U-Mail为您准备的服务后台,给我们留言,发表建议,我们的客服会第一时间与您联系,重视您的要求。

小编以上所举操作,均是因应U-Mail邮件系统而言,假如您使用其他邮件系统,需要更换为U-Mail品牌,那么无需担心数据丢失,邮件和用户等数据都可完整的迁移到U-Mail邮件系统。另外,鉴于很多国内品牌的邮件系统在海外通邮时,常常发生丢失邮件的现象,我们强烈建议您可以试试U-Mail邮件中继技术,它使用多链路SMTP 邮件转发服务器投递到收件人邮件服务器,实现全球邮件投递,彻底解决海外邮件延迟或退信问题。

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