U-Mail邮件系统搞掂职场常见繁琐问题

读过《杜拉拉升职记》的人,相信对那个做事干脆利落的白领丽人印象深刻,许多职称女性都渴望奋斗为“杜拉拉”,同时收获一份心仪的爱情。尽管这样童话般的结局很美,但是现实很残酷,奋斗的过程挺辛酸。具体到一家企业来说,比如说邮件处理工作便千头万绪烦不胜烦,尤其是全球500强之类大企业,人员多,业务忙;承担着企业通联工作的邮件服务器每日邮件往来数量巨大,导致管理人员工作负荷度高……因此下面小编就请专业服务商U-Mail李工来谈谈在海量邮件处理中常发的几种情况:

1.邮件的数量多,但是其中难免有重复投递的,可能是对方发送,也有可能是对方服务器感染病毒后发出了同样的邮件,为了提高阅读、处理速度,我们需要将重复部分及时排除掉。

2.一批员工离职了,邮箱帐号要及时删除,但公司大、员工多,如何快速进行?另有种情况也常见:业务员与某位客户邮件往来成功处理了一单业务,此后当公司遇到同类型问题时,我们需要将彼时的邮件打捞出来,推而广之,我们希望在海量邮件中根据设定条件快速检索出符合所需的资料。

3.为了信息安全,我不变应万变,一律规定:所有外发邮件都要通过主管审核才能外发。

李工认为要实现上述目的,并不难,只需遵循一定步骤去正确操作:

一、排除重复邮件,具体操作是:右击“U-Mail 托盘图标”选择“邮件去重设置”,可以去除指定邮箱中相同的邮件只留一封,如下图所示:

二、U-Mail邮件系统有强大的搜索功能,这种搜索功能分两块:首先我们可以登录域管理后台,通过关键词搜索邮箱帐号、客户通讯录,登录超域管理后台搜索“域”,然后勾选执行批量化操作。如下图:

三、其次当我们登录邮箱界面后,如下图:

在右上角的搜索区域,输入关键词进行搜索,如文件夹、时间、附件等条件设定;同时可根据内容关键字、邮件地址、标题等条件实时标志出管理人员需要关注的电子邮件,标记条件由公司、部门管理人员随时设定和修改,亦支持信件内容全文检索。

小编建议你,实在忙得焦头烂额不可开交之际,为了避免出现错误,您可以将所有外发的邮件设置为必须通过审核才能进行,把审核权交给各级主管,不就分担了压力?操作有:右击“U-Mail 托盘图标”选择“邮件外发审核设置”,如下图:

此外,U-Mail邮件系统软件还提供了完美的监控功能,监控条件的设定随心所欲、包罗万象,如果我们对某些重要邮箱帐号起疑,可以先监控,进一步观察。

以上几项功能只是U-Mail邮箱服务器在办公方面丰富应用的一部分,我们所做的一切都是为了让你轻松工作、快乐生活,节约时间提高办公效率,为你创造良好的办公氛围,以适应这个节奏快、竞争激烈的社会。欢迎访问www.comingchina.com体验!

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