善用U-Mail邮件系统处理办公难题

7月是毕业季,一批高校毕业生走出象牙塔,纷纷来到企业开始社会实践的第一步,小芬便是其中的一员。容貌清秀气质出众的小芬在学校品学兼优,也因此顺利的进入了全球500强C公司,成为一个部门总经理的助理, C公司人员规模庞大业务繁忙,内部同事之间及与客户联系都是通过公司自建的邮件系统进行。小芬毕竟是初出茅庐的雏鸟,在协助总经理处理一些事务时,无意中犯下了一些错误。

先是小芬作为部门助理,要将部门每个人登记入册,并根据他们的工作性质分配各自的邮箱空间大小,同时部门内要共享通讯录;然后小芬作为管理员,需要代替总经理审核进出的邮件;接着小芬要经常将集团公司的规章制度和部门内的通知文件群发给小伙伴们,但小芬毕竟不是职场熟手,比较生涩,有时手忙脚乱,这不,有一次就不小心将职员甲的晋升加薪通知错发到了乙的邮箱,小芬急得脸上直冒汗。经过这件事后,她专门打电话给公司的邮件系统运营商U-Mail,请教我们的客服及技术人员,U-Mail客服认真耐心的听了小芬的经过后,逐一细致的回复了小芬的疑惑,手把手教会了她做相关操作:

部门人员录入并有效管理

小芬可以规定,每位员工按照拼音来作为用户名注册邮箱,在同音情况下,再添加数字、符号等特殊标记组合,根据公司的树形组织架构图,把员工编入相应的部门内,同时登录“部门管理后台”进行本部门邮箱管理,如下图所示:

作为管理员,小芬可以:

1、分配部门每个员工一定的邮箱空间大小;

2、查看部门员工使用邮箱的状态,比方说最后登录时间、剩余空间大小;

3、对某位员工的外发权限进行限制,冻结或者修改、删除某位用户;

4、查看密码设置简单的员工,强制其更改为复杂程度更高更难破译的密码。

5、根据关键词快速搜索到目标用户。

 

共享通讯录和建立邮件群发

小芬可以在公司的超域管理后台,选择如下图所示的“企业通讯录共享”命令,弹出对话框如下图:

而要建立邮件群发,可以在web页面登录邮箱,点击“写信”按钮,在“收件人”框中击右键,弹出一个“选择收件人”对话框,选择一个分列群组,然后点击发邮件给该组”按钮。

审核邮件机制

小芬登录主审的webmail邮箱,在邮箱左侧命令列表中就有一个“邮件审核”区域,点击后进行查询和审核:

 

邮件撤回

邮件撤回这个功能特别实用,尤其是当现代人工作紧张业务繁忙导致忙中出错时,如果邮件万一发错了对象,就能够挽回影响。小芬要想撤回邮件,可以登录webmail网页邮箱,在发件箱找到需要撤回的邮件,如下图:

随后勾选该邮件,点击“邮件召回”按钮,按照系统提示一步步进行,最终在“邮件召回记录”中便可以查询到结果是否已经被召回。

U-Mail邮件系统(www.comingchina.com)功能如此丰富全面,而操作又很简易,还有很多企业有更多的需求,可以联系U-Mail定制邮件系统或者进行二次开发!

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